Transcripción documental · Extracción de datos
Transformamos documentos en información accesible.
Manuscritos, impresos y mecanografiados, de cualquier época y en cualquier estado, convertidos en información que se puede buscar, filtrar y citar.
f. 1v · El problema
Digitalizable no significa Usable.
Se han digitalizado millones de documentos y seguimos trabajando con ellos como si fueran papel. La imagen de una página conserva el original, pero no permite buscar un nombre, filtrar por fecha, contar cuántas veces aparece un término ni cruzar un archivo con otro.
El costo no aparece en el presupuesto, aparece en el tiempo: consultas que tardan semanas en responderse, investigaciones limitadas a lo que alguien alcanzó a leer, y archivos completos que nadie abre porque abrirlos cuesta años.
No es un problema de conservación. Es un problema de acceso.
f. 2r · Transcripción documental
Leemos y transcribimos tus documentos.
A partir del escaneo o la fotografía de cada página obtenemos el texto completo. Trabajamos con material de cualquier época y en cualquier estado de conservación, incluidos manuscritos e impresos deteriorados y en cualquier tipo de idioma. Nuestros modelos de IA se ajustan al tipo de escritura y al período de cada documento.
De la imagen al texto que se puede buscar.
f. 2v · Extracción de datos
Extraemos los datos que necesitas de cada documento.
Los modelos identifican fechas, nombres, importes y números de expediente dentro del texto. Los definimos contigo según lo que necesites hacer, y los recibes en una tabla que puedes ordenar, filtrar y cruzar con otras fuentes.
Qué campos extraemos
fechas · nombres de personas · lugares · oficios · importes · números de expediente o folio · tipo de documento · firmantes · referencias cruzadas
Estructuramos todos tus datos en una tabla.
f. 3r · Agente IA
Un agente de IA que conoce toda tu documentación.
Entrenamos un agente de inteligencia artificial sobre los documentos ya procesados. Responde preguntas concretas en lenguaje natural y cita el documento y la página de los que sale cada respuesta, para que todo pueda verificarse contra el original.
Obtén respuestas en segundos.
f. 3v · Entrega
Entrega e integración de los datos
Además de la entrega en archivos, incorporamos la información al sistema desde el que tu organización trabaja habitualmente.
Formatos de entrega
- Texto plano o estructurado, por página y por documento
- PDF con capa de texto buscable, conservando la imagen original
- Planilla de cálculo con los campos extraídos
- Formatos estándar de descripción documental
- Informe de cobertura sobre el lote procesado
Integración con sistemas existentes
- Carga directa en base de datos o gestor documental
- Publicación en repositorio o portal de consulta
- Conexión por interfaz de programación con el software ya instalado
- Entregas periódicas por lotes, cuando el material se recibe de forma continua
f. 4r · Modalidades
¿Cuál es tu caso?
Existen dos modalidades de trabajo, con plazos, alcance y condiciones distintas.
Un archivo o lote determinado
Un conjunto acotado: un archivo, una serie, una caja o un grupo de expedientes. Se procesa completo y recibes los datos. Tiene principio y fin.
- Presupuesto calculado sobre una muestra del material
- Entrega en días, o por etapas cuando el volumen lo requiere
- Pago único
Documentación de entrada continua
El mismo tipo de documento recibido de forma periódica, o un archivo extenso que debe procesarse íntegramente y mantenerse actualizado. Incorporamos el proceso a la operación de la organización.
- Prueba medida antes de escalar
- Integración con los sistemas existentes
- Alcance y presupuesto definidos a partir de la prueba
f. 4v · Proceso
El proceso, paso a paso
Muestra
Nos envías una muestra de tu material. Entre veinte y cincuenta páginas son suficientes para evaluar el material y su dificultad.
Preparación del material
Se corrigen rotación, contraste, ruido y recortes. Una parte considerable de la precisión final se determina en esta etapa, antes de procesar el contenido.
Procesamiento
El material se transcribe con modelos de inteligencia artificial ajustados al tipo de documento, a la caligrafía y al período, y se extraen los campos definidos previamente, cada uno vinculado a su ubicación en el original.
Entrega e integración
Recibes los archivos en el formato acordado y, cuando corresponde, los datos incorporados directamente a tu sistema, junto con el informe de cobertura del lote.
f. 5r · Sectores
Quién trabaja con nosotros
- Archivos, bibliotecas y museos
- para abrir sus archivos a la consulta y a la investigación.
- Universidades e institutos
- para transcribir series documentales completas y hacerlas citables.
- Administración pública
- para convertir expedientes digitalizados en información consultable.
- Estudios jurídicos y notariales
- para localizar información dentro de escrituras, protocolos y causas.
Cuando el trabajo documental necesita continuidad
Además de transcripción y extracción, desarrollamos agentes de IA entrenados con la información de tu organización, integraciones con sistemas existentes y software a medida.
f. 5v · Preguntas
Preguntas frecuentes
¿Funciona con letra manuscrita antigua?
Sí, es el caso con el que más trabajamos. La caligrafía antigua, las abreviaturas de época y la ortografía en desuso se ajustan al período de cada documento.
¿En qué idiomas trabajan?
Español, inglés, catalán, francés, portugués e italiano, incluidas sus formas antiguas. Para material en otros idiomas, conviene consultarnos con una muestra.
¿Cuánto tarda un archivo extenso?
El procesamiento es rápido; el plazo lo determina principalmente la preparación del material. Un lote de mil páginas suele entregarse en días. Un archivo de decenas de miles se planifica por etapas, de modo que los primeros resultados puedan utilizarse antes de la finalización del proyecto.
¿Qué pasa con nuestros documentos?
El procesamiento puede realizarse en nuestra infraestructura, en la tuya, o instalando el proceso en tus servidores, de modo que el material no salga de la organización. Antes de comenzar se acuerda por escrito dónde se procesa, quién accede y qué ocurre con él al finalizar. Si tu institución tiene requisitos específicos de tratamiento de datos, conviene plantearlos en la primera conversación.
¿Y si los escaneos están en mal estado?
El tratamiento previo de rotación, contraste y ruido mejora el resultado de forma significativa. Si aun así el material no permite obtener resultados útiles, lo informamos en la etapa de muestra, antes de comprometer el proyecto completo.
Todavía no hemos digitalizado. ¿Pueden asesorarnos?
Sí. Podemos orientar sobre cómo digitalizar para que el procesamiento posterior funcione correctamente: resolución, iluminación, orden de las páginas y nomenclatura de archivos. Son decisiones que parecen menores y condicionan todo el proyecto.
¿Participan en proyectos con financiación?
Sí. Podemos incorporarnos como socio técnico en presentaciones a convocatorias de investigación, digitalización o humanidades digitales, y aportar la documentación técnica que el proyecto requiera. Conviene contactarnos con los plazos de la convocatoria.
¿Qué tecnología de inteligencia artificial utilizan?
Modelos de reconocimiento de escritura, manuscrita e impresa, combinados con análisis de la disposición de la página: márgenes, columnas, tablas y notas marginales. Eso permite que un padrón rayado o un formulario con campos se procesen respetando su estructura, en lugar de convertirse en un bloque de texto continuo. Los modelos se ajustan además a las particularidades de cada archivo: la caligrafía dominante, el vocabulario propio y las abreviaturas de época. Esa adaptación es la diferencia entre un resultado aceptable y uno utilizable.
¿Qué nivel de precisión puedo esperar?
Depende del material, y por eso el trabajo comienza siempre por una muestra: sobre ella entregamos el porcentaje de acierto obtenido con tus propios documentos y las características que condicionan ese resultado. Con esos datos puedes valorar si conviene continuar antes de comprometer un presupuesto.
f. 6r · Contacto
Envíanos una muestra y te mostramos qué puede obtenerse de ella.
Antes de cualquier compromiso, procesamos una parte de tu material y entregamos los datos junto con la precisión obtenida sobre tus propios documentos.